De gemeenteraad van de gemeente Kinrooi, Provincie Limburg, in vergadering overeenkomstig de wet
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Gelet op deel 2, titel V, hoofdstuk I, afdeling II en titel VII, hoofdstuk II van het decreet lokaal bestuur, inzonderheid artikel 285 en 286 en 330 betreffende de bekendmaking en het algemeen bestuurlijk toezicht;
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
Overwegende het bestaande huishoudelijk reglement en tarievenreglement betreffende buurthuizen zoals goedgekeurd tijdens de gemeenteraad van 5 maart 2018;
Overwegende dat er een nieuw dorpshuis gezet werd in Ophoven;
Overwegende dat het aangewezen is om een tarief aan te rekenen dat vergelijkbaar is met de andere buurthuizen/feestzalen;
Overwegende dat de verhuurvoorwaarden voor deze nieuwe locatie vastgelegd moet worden in dit reglement;
Gelet op het gunstig advies van de culturele raad d.d. 02.06.2022;
Overwegende dat het bestaande reglement van de buurthuizen vervangen wordt door het besluit van heden;
BESLUIT:
Artikel 1.- Het huishoudelijk reglement en tarievenreglement betreffende buurthuizen van 5 maart 2018 wordt vervangen door het besluit van heden;
Artikel 2.- De gemeenteraad besluit om het huishoudelijk reglement en tarievenreglement voor de buurthuizen en de evenemententerreinen in de gemeente Kinrooi als volgt vast te leggen:
1. Buurthuizen: vergaderlokalen-feestzalen
Onderstaande gemeentelijke buurthuizen worden ter beschikking gesteld van verenigingen-instellingen-groeperingen om hun activiteiten te organiseren.
In enkele van deze buurthuizen (zie punt 2d.) kunnen privé personen een lokaal huren voor familiale activiteiten.
| Lokalen-feestzalen |
|||||
|
|
Lokaal < 20 |
Lokaal 20-40 |
Feestzaal/ lokaal 40-100 |
Feestzaal >100 |
keuken |
| De Borg |
2 |
1 |
1 |
|
1 groot |
| De Hees |
1 |
2 |
|
|
1 groot |
| Nelisveld |
1 |
1 |
|
|
In lokaal |
| Refter school |
|
|
|
1 |
1 groot |
| Dorpshuis |
2 |
1 |
1 |
1 |
1 groot 1 klein |
| Ontmoeting |
|
|
1 |
|
1 klein |
| De Schans |
1 |
|
|
|
/ |
| Zielderveld |
|
1 |
|
|
1 klein |
2. Activiteiten
De activiteiten die kunnen doorgaan in de lokalen worden ingedeeld in 4 categoriën:
a. Categorie 1: Vergaderingen
Vergaderingen, lessen, tentoonstellingen, muziekschool, zangkoor, dag- en avondateliers, knutselen en tekenen, bloedcollecten, koken,….
b. Categorie 2: Activiteit met drank: Gesloten verenigingsactiviteiten en openbare activiteiten met enkel verkoop van drank-zonder inkomgeld
Ledenfeest, kinderkienen, 2° handsbeurzen, tentoonstelling knutselgroepen, paasfeest, kerstfeest, jaarlijks feest, paasanimatie, recepties,….
c. Categorie 3: Activiteit met drank en spijs: Openbare verenigingsactiviteiten met verkoop van drank & spijs en/of met inkomgeld
Fietstochten, kienavonden, restaurantdagen, wandeltochten, wielerwedstrijden, moederdagontbijt, vaderdag BBQ, ontbijt, brunch, kerstmarkt, halloweentocht, Fuiven en bals[1],....
d. Categorie 4: Familiale bijeenkomsten
Enkel in lokaal 2 en 3 van De Hees, Zielderveld en de feestzalen van De Borg en het Dorpshuis kunnen familiale samenkomsten, feesten georganiseerd worden door particulieren nl. begrafenis, communiefeest, huwelijk, zilveren en gouden bruiloft, familie reünie, verjaardagsfeesten[2], op pensioenstellingen, doopfeest
3. Reservatie
*De aanvrager richt zich tot de betreffende aangestelde zaalverantwoordelijke.
*Bij de aanvraag moeten de contactgegevens van een verantwoordelijke contactpersoon opgegeven worden.
*In overleg met de zaalverantwoordelijke kunnen reservaties vastgelegd worden:
-voor inwoners van de gemeente Kinrooi: maximum één jaar voorafgaand aan de activiteit
-voor niet-inwoners: maximum 4 maanden voorafgaand aan de activiteit
*Wie eerst reserveert, heeft voorrang. Bij conflict volgt een overleg tussen de partijen. Indien er geen oplossing volgt zal het schepencollege/AGB hierover beslissen.
*Bij gelijktijdige aanvraag hebben gemeentelijke activiteiten voorrang.
4. Afhalen sleutel
De sleutel kan, na afspraak, afgehaald worden bij de betreffende sleutelbeheerder. Bij verlies van de sleutel worden de onkosten voor de aanmaak van een nieuwe sleutel volledig aangerekend aan de vereniging- groepering-instelling-particulier (die de sleutel verloren heeft).
5. Drankverbruik
De gemeente verhuurt het lokaal naakt. De huurder moet zelf eventuele catering en drank voorzien.
De huurder moet rekening houden met een eventuele concessieovereenkomst die afgesloten werd door het AGB of de gemeente.
6. Kostprijs en betalingsmodaliteiten
6.1 Tarieven
De gemeentelijke lokalen worden verhuurd per dagdeel nl.:
Voormiddag: 7u00-12u00
Namiddag: 12u00-18u00
Avond: 18u00-einde
| a. Tarieven per dagdeel |
|||
| De Borg Kessenich, Kerkstraat ….. |
|||
|
|
Lokaal< 20 |
Categorie 1 |
€ 3,00 |
|
|
Lokaal 20-40 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 |
€ 4,00 € 15,00 € 30,00 |
| feestzaal |
Feestzaal 40-100 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 5,00 € 20,00 € 40,00 € 50,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en afbraak |
Lokaal < 20 Lokaal 20-40 Lokaal 40-100 |
Ongeacht de soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 3,00 € 4,00 € 5,00 |
| De Hees Kessenich, Heesstraat…. |
|||
| Lokaal 2 |
Lokaal< 20 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 3,00 € 10,00 € 20,00 € 30,00 |
| Lokaal 1 + 3 |
Lokaal 20-40 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 4,00 € 15,00 € 30,00 € 40,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en afbraak |
Lokaal < 20 Lokaal 20-40 |
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 3,00 € 4,00 |
| Nelisveld Kinrooi, Nelisveld 5 |
|||
| Lokaal 2 |
Lokaal< 20 |
Categorie 1 |
€ 3,00 |
| Lokaal 1 |
Lokaal 20-40 |
Categorie 1 |
€ 4,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en afbraak |
Lokaal < 20 Lokaal 20-40 |
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 3,00 € 4,00 |
| Refter school Kinrooi, Nelisveld 5 |
|||
|
|
Lokaal >100 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 |
€ 5,00 € 20,00 € 40,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en opruimen |
Lokaal >100
|
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 5,00
|
| Dorpshuis Ophoven, De Belder |
|||
| Lokaal 1 & 2 boven |
Lokaal< 20 |
Categorie 1 |
€ 3,00 |
| Deel 1 feestzaal |
Lokaal 20-40 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 5,00 € 15,00 € 30,00 € 60,00 |
| Deel 2 feestzaal |
Lokaal 40-100 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 10,00 € 25,00 € 65,00 € 90,00 |
| Grote feestzaal |
Lokaal >100 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 15,00 € 40,00 € 95,00 € 150,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en opruimen |
Lokaal <20 Lokaal 20-40 Lokaal 40-100 Lokaal >100 |
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 3,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 |
| Ontmoeting Molenbeersel, Smeetsstraat |
|||
|
|
Lokaal 40-100 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 |
€ 5,00 € 20,00 € 40,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en opruimen |
Lokaal 40-100
|
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 5,00
|
| Zielderveld Kinrooi, Natterveld |
|||
|
|
Lokaal 20-40 |
Categorie 1 Categorie 2 Categorie 3 Categorie 4 |
€ 4,00 € 15,00 € 30,00 € 40,00 |
| Extra aansluitend dagdeel voor opbouw en opruimen |
Lokaal 20-40
|
Ongeacht het soort activiteit: altijd categorie 1. |
€ 4,00
|
| De Schans, Nelisveld |
|||
| vergaderzaal |
Lokaal< 20 |
Categorie 1 |
€ 3,00 |
| b. speciale tarieven |
|
| Gemeentelijke activiteiten |
gratis |
| Niet-inwoners van de gemeente Kinrooi |
Tarief x 2 |
| Abonnementskorting bij minstens 50 reserveringen op jaarbasis |
25% korting |
6.2 Betalingsmodaliteiten
De factuur wordt door de gemeente Kinrooi of AGB opgestuurd aan de gebruiker.
De huurders die over een abonnement beschikken ontvangen jaarlijks één factuur.
7. Afspraken mbt het gebruik/onderhoud van de lokalen
-De gebruiker is verplicht na gebruik:
De lokalen achter te laten zoals ze bij aankomst gevonden werden d.w.z.:
*de tafels af te wassen
*de tafels en stoelen terug te plaatsen in de oorspronkelijke opstelling (volgens plan)
*het servies en bestek na gebruik af te wassen en terug op te bergen op de juiste plaats
*de lichten te doven
*de verwarming uit te zetten
*het lokaal, de toiletten en de keuken op te ruimen, indien nodig te poetsen (borstelen en/of dweilen)
*na te gaan of er geen verderfelijke voedingswaren achtergelaten werden
*bij gebruik van materialen/medicijnen uit de EHBO-kist, melding maken aan de zaalverantwoordelijke
*het lokaal te controleren op gebreken en op de volledigheid van de inventaris
*sleutels terug te brengen bij de sleutelbeheerder, tenzij anders afgesproken.
*Klein afval dient in de vuilnisbak in het lokaal gedeponeerd te worden ( sorteren in PMD-zak, groene container of in de grijze container), groot afval dient mee naar huis genomen te worden. Zelf meegebrachte goederen moeten na iedere activiteit terug meegenomen worden uit het lokaal. Bij overdadig gebruik van de containers zullen we aparte kosten aanrekenen
-Voor, tijdens en na de activiteit mag er niet gerookt worden in het lokaal en aansluitende gebouwen.
-De vereniging dient zelf in te staan voor vaatdoeken en keukenhanddoeken.
-het is verboden om te overnachten in de lokalen.
8. Nalatigheden
-Indien er nalatigheden/beschadigingen, waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is, worden vastgesteld zullen de door het gemeentebestuur/AGB gemaakte kosten bij de vereniging verhaald worden. Het bedrag zal, door het college van burgemeester en schepenen/AGB worden vastgesteld.
- De zaalverantwoordelijke zal, na gebruik, oordelen of het lokaal al dan niet proper werd achtergelaten. Indien dit niet het geval is zullen de gedane kosten voor het schoonmaken aangerekend worden aan de huurder.
-Elke gebruiker is aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens de activiteit, bij het opbouwen en afbreken van nodig materiaal. Elke gedane schade moet door de vereniging of verantwoordelijk huurder vergoed worden.
-Het schepencollege/AGB kan verenigingen-groeperingen-instellingen en particulieren het gebruik van de lokalen te ontzeggen na nalatigheden.
-Alle in dit reglement niet voorziene gevallen worden door de zaalbeheerder, na overleg met het schepencollege/AGB, geregeld.
-bij wanbetaling kan slechts opnieuw gereserveerd worden na voldoening van openstaande facturen.
Artikel 3.- Evenemententerreinen
3.1 Tarief huur evenemententerreinen
Ophoven, Nagelstraat
verenigingen, organisaties en particulieren: 20 euro per dag waarop de activiteit doorgaat
Bastion
Verenigingen en organisaties: 100 euro per dag waarop de activiteit doorgaat
Particulieren: 125 euro per dag waarop de activiteit doorgaat
Ceremonies en evenementen die minder dan 4 uren duren: 20 euro
Gemeentelijke activiteiten zijn op beide terreinen gratis.
3.2 Reserveren terrein
De aanvraag tot reservatie van het terrein moet schriftelijk aangevraagd worden bij de dienst vrije tijd, Weertersteenweg 363/2 te 3640 Kinrooi.
Wie eerst reserveert, heeft voorrang. Bij conflict volgt een overleg tussen de partijen. Indien er geen oplossing volgt zal het schepencollege hierover beslissen.
Bij gelijktijdige aanvraag hebben gemeentelijke activiteiten voorrang.
3.3 Voorwaarden
-De aanvrager dient een vergunning voor openbare manifestatie aan te vragen en de richtlijnen van de dienst vrije tijd strikt na te leven m.b.t af te sluiten verzekeringen, eventueel rampenplan, ….
-De aanvrager is verantwoordelijk voor de opruimingswerken op en rond het terrein. Het terrein dient in oorspronkelijke staat terug achter gelaten te worden.
-Er mag geen schade worden aangebracht aan het openbaar domein.
-Er mogen geen piketten/andere voorwerpen in het wegdek of de stoep geslagen worden.
-Er mogen geen plastieken voorwerpen achter gelaten worden, er mag enkel gebruik gemaakt worden van organisch materiaal.
3.4 Nalatigheden
-Indien er nalatigheden/beschadigingen, waarvoor de gebruiker verantwoordelijk is, worden vastgesteld zullen de door het gemeentebestuur gemaakte kosten bij de huurder verhaald worden. Het bedrag zal, door het college van burgemeester en schepenen worden vastgesteld.
-Het schepencollege kan verenigingen-groeperingen-instellingen en particulieren het gebruik van het terrein ontzeggen na nalatigheden.
-Elke gebruiker is aansprakelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens de activiteit.
-Alle in dit reglement niet voorziene gevallen worden door het schepencollege geregeld.
-bij wanbetaling kan slechts opnieuw gereserveerd worden na voldoening van openstaande facturen.
3.5 Betalingsmodaliteiten
De factuur wordt door de gemeente Kinrooi na gebruik opgestuurd aan de gebruiker.
Artikel 4.- In toepassing van artikel 285 en 286 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 wordt dit besluit en de inhoud ervan bekendgemaakt op de webtoepassing van de gemeente en wordt de toezichthoudende overheid van die bekendmaking op de hoogte gebracht overeenkomstig artikel 330 van het Decreet Lokaal Bestuur.